YF ERP
进货规划管理
向供应商订货需要考虑的因素有：
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避免销售缺货
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避免库存积压
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价格因素、到货时间（空运 / 海运）因素等
订货需求收集
订货需求来自日常销货记录，生成需求清单向供应商查询。
供应商报价比较
供应商以报价单的形式回复向他们的查询后便可以输入进货规划模块（大量多品种的订货可以由Excel表格导入）。
此订货价格比较模块可以：
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比较不同供应商的价格
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比较同一供应商上次成交价格
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查看货品的重新订货水平，存货量，销售订单欠货量等
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查看已经订货的产品（避免重复订货）
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查看即将到货的产品（如到货时间不能赶上销售订货的时间，可能需要考虑订购价格较高的快速到货产品）
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一次点击选取所有较低的价格
·
将挑选结果更新到原报价单中
订单生成
经过挑选的供应商报价直接取入购货订单模块，打印成文本向供应商发出。
进货到货管理
向供应商订货，从供应商的装箱单通知到达，到货物查验点数、直到货物上架，进货过程才完毕。每件货品的数量以及位置，从所在的订单号码，托运中的箱号到最后上架的位置编号 YF ERP都可以记录与查询。
EDA条码扫描点货
资料来源：主系统收货单导出的CSV格式文件，包含有订单码、货号、数量、托运箱号、计划上架位置等。
点货任务：货品实物与收货单资料核对，并为货品上架作准备。
操作步骤：
1.
在 EDA打开 YF SWayMobile 应用程序
2.
点击 [PO Intake] 按钮进入 PO Intake 视窗，然后点击 [Import] 按钮导入CSV收货单资料
弹出的对话框提示此操作会覆盖之前的点货资料。这也是 [Import]按钮用红色的原因：
点击 [Yes] 确认导入，之前的点货资料就不再保存。
如果点击 [No]，就会放弃导入，之前的点货资料不受影响。
3.
收货单的CSV 资料导入后，将光标定位在 Carton 输入框扫描包装箱的箱号条码（也可以点击下方清单的某条目）开始查点此箱货品
4.
…
EDA条码扫描货品上架（放货）
资料来源：YF SWayMobile点货的结果。
放货任务：货品实物放到计划的货架，核对数量。
操作步骤：
1.
在YF SWayMobile 的主视窗点击 [Place
Stock] 进入此功能模块。如果是多架 EDA 分工点货和放货，需要点击 [Download]
下载别架 EDA 点货的结果
2.
将光标定位在 [Part Num] 输入框，扫描货品上的货号条码。YF SWayMobile 立即在下方清单查找并显示此货品，同时光标自动转移到 Loc Code 输入框。扫描货架上的位置条码，光标转移到 Qty 输入框：
3.
在 Qty 输入框用 EDA 键盘打入货品数量，完成此项货品的放货操作。光标回到 Part Num 输入框，各框的资料清除为空白，准备下一项放货：
4.
再从步骤 2. 重复操作，直到收货单中的货品全部上架完毕。
操作中如果 Wifi 连接通畅，每一项货品点算或者上架操作完毕，都会立即把资料传送到主系统。在多架 EDA 分工操作时，可以多次点击 [Download] 按钮从主系统下载别架 EDA 汇合的资料。
借货还货 与 点货期间出货
缺货时向同行借货到货后要还，这两种情况都把货品的位置记录在一个特殊的编号：[+]。借货还货完成，某货品在位置 [+] 的存货量就为0。
点货期间直接从未上架来货出货，或者开单出货也是从位置 [+] 出。点货完毕后位置 [+] 的存货量若不为0，就需要做货品位置转移。这在进货管理模块可以一键完成。
货号管理
货号更改
某些行业（如汽车零件分销）供应商会因产品设计的改进而更改货号，而货品在系统中并未发生变化。有的系统是采用提供货号更改功能，整个系统通通更改货号：货品主记录和所有交易记录全部更改为新的货号。此方法极易产生错误。
YF ERP 采用法用主货号（Part No）和文档货号（SKU）：主货号与文档货号关联，一个主货号可以关联多个文档货号。主货号与文档货号在系统中都具有唯一性。货品主记录只以主货号标识，交易记录则同时用主货号和文档货号记录。
创建一个货品时主货号与文档货号相同。供应商每次更改货号，只需要增加新文档货号，主货号不变。不但避免大面积更改货号产生错误，还可以如实记录货号的变更。
无论输入新货号旧货号，都可检索到正确货品。旧货号会逐渐被淘汰，制单时通常应该用最新货号。系统接受使用者输入的旧货号时自动提示最新货号。
货号重复
不同的供应商有机会使用相同的货号而货品并不相同，也不一定能互相替换。这个问题的解决方法是：不同的供应商采用不同的分隔格式。如供应商A的格式为 X-XXXXXXXX-X，供应商B的格式为 XXXXX-XXXXX
其中 X 为货号字符 - 是分隔符。系统中的货号与供应商略有差异，识别和检索都很方便。
条码附加信息
条码被经常用来提高货号输入的效率和正确性。供应商提供的条码会因他们自己需要的细微区分而加入附加信息。这些附加信息使得分销商直接使用现成的条码受到干扰。YF ERP内置了条码处理机制有效地消除了这些干扰
货品替换
一件货品可能有不同的供应商提供货源。性能和价格略有差异可以互相替换，顾客在查询购买时也希望了解不同的选项。这要求系统在输入货号后立即检索到可替换的货品并一起有区分的显示。
这在YF ERP这样的“主货号-文档货号”系统中不需要提供特别界面来输入和储存这些替换信息，使用者只要给替换货品增加一个文档货号，让它可以排列在原装货品一起，比如在原装货品的货号末尾增加字符作为替换货品的文档货号，只要输入原装货品的货号替换货品就立刻显示在检索清单中。
货号不改变的情况下这已经足够了。但货号发生改变时，旧货号和新货号如果没有排在一起，输入新货号就不能显示替换货品的信息。再去增加新的文档货号既降低工作效率又浪费存储空间。YF ERP 内置的查询处理功能有效地解决了这一问题，使用者只要一次输入替换货品的文档货号，不论原装货品或替换货品的货号如何改变，都可以输入一个货号立即显示可替换的全部货品信息。
例子：
某货品的货号为 12344321 。分隔格式用 XXXX-XXXX 创建主记录时，主货号： 1234-4321，文档货号相同：1234-4321
一段时间后供货商改进了产品，货号改为12344322 。主货号不变，系统只增加文档货号：1234-4322。
检索时输入 1234-432 系统显示货品如下：
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SKU |
Part No |
… |
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1234-4321 |
1234-4321 |
|
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1234-4322 |
1234-4321 |
两个不同的文档货号检索到同一个货品主记录（… 栏省略了货品的摘要、价格等信息）
另一供应商的货品 22344321可以替换 1234-4321，其货号为 2-234432-1（主货号与文档货号相同）。增加替换文档货号 1234-4322R。
检索时同样输入 1234-432 系统显示货品如下：
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SKU |
Part No |
… |
|
1234-4321 |
1234-4321 |
|
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1234-4322 |
1234-4321 |
|
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1234-4322R |
2-234432-1 |
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字符 “R” 明确标识替换货品。方便了提供替换货品的信息。
又一段时间后，原装供应商再次更改货号为： 22344322，系统仍然只增加文档货号：2234-4322
检索时输入 2234-432 系统只显示货品：
|
SKU |
Part No |
… |
|
2234-4322 |
1234-4321 |
不单旧货号不再显示，替换货品也不再出现。如果给替换货品也加一个新货号是可以再显示替换信息，但增加了工作量和存储量。
YF ERP通过以前使用者输入的替换信息，检索到替换货品后自动加入显示如下：
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SKU |
Part No |
… |
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2234-4322 |
1234-4321 |
|
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2234-4322-R |
2-234432-1 |
字符 “-R” 标识了是由系统生成替换货品文档货号
送货状态跟踪子系统
送货状态跟踪不单单追踪每一订单货品递送状况，每一件货品的流向、位置、存量都得到正确记录、计算和显示。各岗位人员都能以此子系统提供的资讯处理自己的工作，同时也不断向此子系统提供信息。如此整个子系统的运作得以持续进行。
订单送货状态跟踪表
在 YF ERP 中输入的每张订单，都会自动在此表中产生一条跟踪记录。如下图－：
图－
图－中第二栏订单号码用底色呈现每一订单的状态。颜色的含义见下表：
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序 状态 ｜ |
摘要 |
执行部门 |
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颜色 |
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1.
任务建立 |
根据客户需求创建新订单 |
销售部门 |
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2.
单据打印 |
订单编制完毕 |
销售部门 |
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3.
货物检出 |
依订单内容检出货品 |
货仓部门 |
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缺货等待 |
需要从外部补货 |
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内部移货 |
需要把货品移到出发地点 |
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外部补货 |
需要送货途中外部补货 |
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详情按钮 |
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4.
出发送货 |
送货员点货出发 |
送货部门 |
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5.
货物退回 |
顾客无法收货，货被退回 |
送货部门 |
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6.
完成送货 |
顾客已签收，送货完成 |
送货部门 |
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单据号码依状态呈现不同的底色，一目了然。状态的改变在资料录入时由系统自行判断自行更新不需要花费额外的时间。完成送货的订单由财务部审核过账后，状态记录便可清除。被清除的状态记录是被移到一个收集区备查，半年或更合适的时段后才永久清除。
状态跟踪表中的条目可以根据需要过滤，图一显示的是需要安排送货 (To Be Delivered) 的记录。
状态跟踪表的每一栏位都可以一键点击排序。比如单据送货区域 (Zone) 栏标题，所以区域相同的记录便排在一起。方便将送货任务安排给送货员。不过图一是以订单时间排序（倒序，最新的记录在最上面）。如果要对某栏掉转排序，只需要再次点击该标题。
货物检出
表一状态 3. 货物检出的过程有多种不同的情况，最简单是一订单的货品一次检出完毕。
如果缺货，或者货品不在同一存货地点，就不能马上检出完毕。“缺货等待”是要等外部补货到达才出发，“内部移货”是要把不同存货地点的货品集中到出发地点。
而“外部补货”与这两种不同，是在送货途中补齐所缺的货，所以此时的状态颜色是绿色，表示已经可以出发送货。《订单送货状态跟踪表》中需要“外部补货”的订单会自动呈现一个按钮（图一 GO）栏，点击此按钮即显示外部补货的详情（货品名称、编码、取货地点等）。
比较复杂的是这几种情况同时存在于一订单，就要等“缺货等待”和“内部移货”都完成才交到送货部门送货。